Применение X матрицы Хосин Канри

17.11.2017

Х матрицы — наиболее популярный способ реализации метода Хосин Канри (Hoshin Kanri)

Введение

Метод Хосин Канри (Hoshin Kanri) (или развертывание политики — прим. пер.) является одним из самых мощных инструментов в арсенале Lean (Бережливого производства – прим. ред.) для эффективного стратегического управления.

При правильном внедрении он устраняет разрыв между стратегией и ее выполнением, за счет согласования и фокусировки.

Наиболее популярным способом реализации метода Хосин Канри является применение, так называемых Х матриц (X matrix). В следующих разделах вы узнаете, что такое Х матрица Хосин Канри, как ее читать и выжать максимум из данного инструмента.

Что такое Х матрица Хосин Канри?

Х матрица Хосин Канри – это одностраничный документ, который включает в себя цели, стратегии, стратегические проекты (инициативы) и список тех, кто несет ответственность за их достижение.

В бережливом управлении цель применения Х матрицы заключается в согласовании долгосрочных целей со стратегическими инициативами, определении наиболее важных проектов, а также формировании списка показателей, по которым будут измеряться улучшения.

Типовая Х матрица выглядит следующим образом:

Название происходит от латинской буквы “Х” (Икс), которая разделяет матрицу на 4 ключевых сектора:

• Долгосрочные цели (Юг)
• Годовые цели (Запад)
• Приоритеты самого высокого уровня (Север)
• Показатели и индикаторы (метрики) достижения целей по улучшениям (Восток)

В углах матрицы визуализируются зависимости между видами деятельности в каждом секторе.

В дальней правой части диаграммы указаны лица, ответственные за выполнение планов проектов.

Как применять Х матрицу?

Обычно за создание Х матрицы отвечает руководитель компании (если она применяется на уровне компании), либо любой другой руководитель, если речь идет о применении Х матрицы на уровне его подразделения, в котором она будет внедряться.

При заполнении шаблона необходимо располагать наиболее важные части диаграммы ближе к центру.

Шаг 1: Разработка стратегического видения и постановка целей

Вы должны начать с долгосрочных целей своей команды. В Хосин Канри они обычно находятся в пределах от 3 до 5 лет.

Перечислите их в нижнем секторе Х матрицы и помните, что каждая инициатива будет содержать множество небольших задач, которые ваша команда должна будет решить для достижения цели.

Подумайте о предельных возможностях вашей команды, прежде чем вы поторопитесь внести 10 долгосрочных целей.

Для расчета общего количества целей воспользуйтесь следующим простым методом.  Ваша команда должна завершить декомпозицию каждой инициативы, разработав план ее выполнения, который содержит наименьшую возможную задачу, прежде чем добавлять в матрицу следующую долгосрочную цель.

Шаг 2. Определение ключевых среднесрочных целей

После того, как вы установили долгосрочные цели, определите наиболее важные задачи, которые вам необходимо выполнить выполнить в более короткие сроки (например, 1 год), и поместите их в левый сектор Х матрицы Хосин Канри.

Чтобы их определить, вам нужно понять, что необходимо выполнить в первую очередь, чтобы не сбиться с пути и в последствии отталкиваться от этого.

Шаг 3: Определение краткосрочных задач и показателей

Затем вам нужно заполнить верхний сектор наиболее важными проектами, которые ваша команда должна реализовать для достижения краткосрочных целей.

Главным образом это и есть ваш список дел на предстоящие месяцы в роли Lean руководителя. Правый сектор предназначен для показателей и индикаторов, которые позволят отслеживать ваш курс в течение периода выполнения целей компании.

Учитывая, что все ваши Lean команды имеют свои собственные ключевые показатели эффективности, вы должны быть очень осторожны при выборе ключевых показателей для Х матрицы Хосин Канри.

Шаг 4: Согласование ключевых показателей эффективности

Это идеальное время, чтобы перейти к согласованию и поделиться своими планами с другими заинтересованными сторонами.

Вместе вы сможете договориться о наиболее важных показателях, которые вам необходимо улучшить, и перечислить их на диаграмме, не рискуя подорвать боевой дух людей, чья работа не считается жизненно важной для успешного выполнения проекта.

Следуя этой логике, рядом с ключевыми показателями вам нужно указать ключевых лиц, которые будут нести ответственность за реализацию проектов, указанных в верхнем секторе матрицы.

Хотя Lean поощряет совместную работу, для большей ясности мы рекомендуем указать только тех, кто отвечает за успешное выполнение работы команды или, другими словами, лидеров команд (тим-лидов), руководителей и владельцев процессов.

Шаг 5: Соединение точек — Указание зависимостей

И последнее, но не менее важное: вы должны завершить картину, отметив зависимости между каждыми пунктами матрицы.

Мы рекомендуем начать с создания корреляционных маркеров, которые будут соединять каждый сектор матрицы с последующим.

Несмотря на то, что матрица довольно гибкая, мы советуем вам сохранить ее простоту и добавить не более трех способов корреляции.

Например, вы можете перечислить первичный и вторичный способ корреляции. Чтобы отличать один от другого, используйте разные виды фигур для их визуализации. (круги, треугольники, квадраты и т. д.)

Вы можете использовать всевозможные геометрические фигуры, но помните, что матрица должна оставаться прозрачной, и любой человек должен понимать информацию внутри нее с первого взгляда.

Чтобы отметить зависимости между секторами в вашей Х матрице Хосин Канри, вам нужно поместить соответствующую фигуру в квадраты на пересечениях между квадрантами, расположенными в каждом углу  диаграммы.

Переход от планирования к выполнению

Непрерывное совершенствование является жизненно важной частью Бережливого управления и поэтому вам необходимо найти способы увеличения пользы от Хосин Канри.

X матрица — отличный способ подготовить действенный план для достижения целей вашей компании и при этом без труда отслеживать прогресс на макроуровне. Однако, если вы хотите разбить крупные инициативы на повседневные задачи и следить за их прогрессом, эта матрица не будет не столь эффективна.

После того, как вы сформировали стратегическое видение и установили зависимости, настало время превратить стратегию в проекты и задачи. Вы можете легко это сделать, внедрив метод «Портфель Канбан» (Portfolio Kanban) – еще один мощный Lean-метод, дополняющий Хосин Канри.

Канбан позволяет вам разбивать крупные инициативы на более мелкие проекты и связывать их друг с другом на нескольких уровнях, чтобы вы могли иметь абсолютную прозрачность того, какие задачи необходимо выполнить и к каким результатам привели ваши усилия.

Например, вы решили сосредоточиться на двух стратегических инициативах на следующие 4 года. Для каждой из них вы создаете доску «Портфель Канбан».

Затем вы определяете, что для каждой из инициатив есть 3 целенаправленные стратегии, после этого вы детализируете их до второго уровня и создаете 3 портфельных канбан доски на каждую инициативу.

После этого вы разбиваете каждую короткую инициативу на два ключевых проекта, которые необходимо выполнить для их достижения.

Чтобы визуализировать верхний сектор матрицы, вы создаете третий уровень Канбан, в котором содержится каждая из 18 ключевых задач.

Третий уровень — это пространство небольших задач, с которых ваши члены команды могут начать долгий путь к достижению долгосрочных целей.

На каждый уровень вы должны назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за выполнение задач внутри команды.

По мере того, как задачи получают статус «Готово» на каждой доске Канбан, вы можете постоянно отслеживать прогресс на микроуровне и иметь полную прозрачность процесса на макроуровне.

Резюме

Х матрица Хосин Канри — отличный инструмент, который позволяет:

• Визуализировать долгосрочную стратегию и разбить ее на цели и задачи.
• Уделять особое внимание самым важным инициативам, которые необходимо выполнить.
• Устанавливать прозрачные зависимости в вашем процессе.
• Использовать Хосин Канри в связке с другим методом Lean, таким как Канбан для максимизации эффекта.

Перевод с английского.

Оригинал: Demystifying the Hoshin Kanri X Matrix

Автор(ы): Антон Рачков Блог

Метки: Hoshin KanriИнструменты БПХосин Канри

X матрица или Матрица Хосин Канри

Приближаясь к лету, многие из вас уже будут думать о следующих 12 месяцах. Начинается время формирования бюджетов следующего года. Вы думаете, что нужно достичь бизнесу, чтобы оставаться успешным? Каковы его цели? Какие проблемы нужно будет решить, чтобы процветать? Чем Вам может помочь X матрица, в этих вопросах?

Стратегия является фундаментальной частью работы лидера. Вопрос заключается в том, разработана ли эта стратегия на основе предположений и мнений руководства, или же она изложена с учетом реальных данных и проблем и с учетом вклада остальной части организации? Описывает ли эта стратегия достижимые улучшения, которые имеют четкую корреляцию с достижением бизнес-целей? Понимают ли люди, каков их вклад в достижение этих целей?

Если вы пытаетесь ответить на эти вопросы, то развертывание стратегии через X матрицу может быть правильным подходом для вас.

В настоящей статье обзорно рассмотрим X матрицу, отзывы от ее использования. Практическую работы будем использовать уже в следующих статьях.

Как всегда, начнем с определения.

X матрица — это процесс управления, который увязывает как по вертикали, так и по горизонтали — функции и деятельность организации с ее стратегическими целями. Конкретный план — обычно годовой — разрабатывается с четкими целями, действиями, сроками, обязанностями и мерами. (Согласно Lean Lexicon)

Хосин Канри часто называют X матрицей и наоборот. Название X матрица появилось за счет четырех векторов, которые формируют матрицу.

Lean Lexicon продолжает объяснение того, как Хосин часто начинается как нисходящий процесс, когда начинается бережливое преобразование. «Однако после того, как основные цели установлены, он должен превратиться в нисходящий и восходящий процесс, включающий диалог между топ-менеджерами и проектными командами о ресурсах и времени, доступных и необходимых для достижения целей. Этот диалог часто называют ловким мячом (или немаваши), поскольку идеи подбрасываются как мяч ».

Одной из основных целей Хосин Канри является определение тех проектов, которые необходимы, но также достижимы, которые будут привлекать людей из разных подразделений и приводить к изменениям, чей положительный эффект будет ощущаться во всей компании.

Со временем, по мере постепенного преобразования, и компания становится более знакомой с этим процессом. Хосин «должен становиться все более и более нисходящим, причем каждая часть организации предлагает действиям высшего руководства для повышения эффективности».

Хосин и KPI.

По словам Флавио Пикки, президента Lean Institute Brazil, «Хосин выравнивает лидерство по горизонтали и вертикали, соединяя инициативы по решению проблем и улучшению на разных уровнях фирмы с организационными целями, избегая, таким образом, рассеянных усилий». В этой статье он обсуждает 10 стратегических проблем, которые хосин может помочь вам решить.

Сосредоточение внимания на критических проблем бизнеса
Другой член Lean Global Network, Кристофер Розер, определяет Hoshin как «комбинацию списка приоритетных дел и PDCA» . Этот момент расстановки приоритетов очень важен, потому что выбор целей, в которых мы хотим участвовать, имеет решающее значение для достижения постоянного успеха.

Это похоже на опыт завода Velux в Польше, который смог значительно сократить свой список KPI, используя Хосин Канри. «До того, как мы внедрили политику развертывания, мы тонули в данных и KPI, и люди были действительно сбиты с толку. Кроме того, мы использовали только некоторые из них. Хосин упростил нашу систему ежедневных встреч и ограничил количество отслеживаемых KPI (от 117 до 18 в одном случае). Это заставило нас пересмотреть наши цели и, в результате, дало всем четкое понимание своих обязанностей. В нашей новой структуре цели каскадируются сверху вниз, а проблемы обостряются снизу вверх ».

Что может дать X матрица?

Чтобы понять, насколько важно развертывание стратегии в бережливой организации, прочитайте Джима Уомака. Он описывает планирование хошин как один из трех ключевых элементов системы бережливого управления — вместе с мышлением A3 и ежедневным управлением — но также видит проблемы в том, как оно используется в большинстве организаций.

Джим пишет: «Планы Хосина разрабатываются на самом верху, и на нижних уровнях не дается обратной связи о доступных ресурсах или конфликтах между планами Хосина и существующими системами исполнения бюджета и управления с их KPI. […] Неудивительно, что инициативы по развертыванию стратегии, которые на первый взгляд кажутся очень впечатляющими, — все эти визуальные доски и комнаты для митингов — обычно не в состоянии завершить и поддержать их Хосин ». Вы должны принять к сведению предупреждение Джима: «Не задавайте критических вопросов о методе развертывания и реалистично оцените ресурсы, являющиеся основной причиной сбоя Хосин».

Одна из задач, которую бережливое мышление делает лучше всего — это облегчить работу. Если мы посмотрим на Хосин таким образом, мы можем сказать, что он фактически берет на себя работу менеджмента (в данном случае, разрабатывает стратегию и разворачивает стратегию) и разбивает ее на кусочки, чтобы ее было легко определить, отследить и выполнить.

Например, больница Валь д’Эброн, крупнейшая больница Каталонии, впервые применила X матрицу в медицинских учреждениях.  По отзыву генерального директора больницы: «Хосин — это место, где стратегическое планирование и ежедневные операции объединяются. KPI, которые вы отслеживаете, используются для оценки эффективности планов, которые вы развертываете, и для обеспечения того, чтобы еженедельно, ежемесячно и ежегодно мы работали должным образом. Хосин отражает фундаментальные изменения, которые произошли в организационной культуре. В наши дни от руководства больницы исходят организационные цели, а не направления. На более низком уровне организации люди точно знают, что им нужно делать для достижения целей, которые в совокупности будут способствовать достижению этих общебольничных целей ».

X матрица очень сложна?

Короче говоря, x матрица позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно для успеха бизнеса, и превратить цели компании в действенные элементы, которые могут решать люди на разных уровнях. Это, в свою очередь, определяет их роли и помогает им увидеть свой вклад в успех бизнеса (в этом смысле это отличный инструмент для стимулирования взаимодействия).

Одна из вещей, которая делает его довольно сложным, заключается в том, что менеджмент, как правило, страдает краткосрочностью, тогда как хосин канри (во многом как само мышление) работает лучше всего, когда ясная долгосрочная цель определена и доведена до сведения всех в организации. Когда вы разрабатываете свой хосин, рекомендуется составить план на следующий год (например) в контексте вашей долгосрочной миссии. Истинные стратегические цели не могут быть достигнуты в краткосрочной перспективе. Однако, если мы понимаем, как в полной мере использовать их, хосин канри может представлять собой мощный инструмент, который помогает нам организовать наше мышление и действия и определить шаги, которые нам необходимо предпринять, чтобы добраться до пункта назначения.

Возьмите, например, IOV, центр лечения рака, о котором мы упоминали ранее. Они полагаются на хосин канри для выполнения своей миссии по снижению бремени рака у людей — почетная, высокая цель, которая не может быть достигнута в краткосрочной перспективе.

Так сложно ли использовать хосин? Это зависит от поведения менеджмента, как напоминает нам Майкл Балле в статье о тренере Гембы. Он пишет: «Если его использовать в качестве метода планирования транзакций, он может включить команду менеджеров, создав дальнейшее разочарование, демотивацию и разъединение. Чтобы работать так, как нужно, Хосин Канри требует от руководства как четкого видения аспекта улучшения, так и сильной практики прогулок гемба, чтобы увидеть из первых рук реальность рабочих ситуаций и достаточно хорошо понять сильные и слабые стороны людей, чтобы иметь практические идеи. о том, как помочь им достичь своих собственных целей, даже когда они застряли «.

КАК НАЧАТЬ С ХОСИНА И КОГДА?

Нет правил, когда можно или нужно вводить X матрицу в управление, потому что каждая ситуация уникальна и требует своего подхода. Тем не менее, мы можем учиться на опыте больницы Vall d’Hebron. В своей статье Висенс Мартинес Ибаньес и Антони Кампос Рубиньо рассказывают нам: «Когда речь идет о хосине, самый важный урок, который мы извлекли, заключается в том, что вы не сможете сделать это, не создав стабильности в своих процессах и не ориентируя всех на одну и ту же цель. Если бы мы объяснили это в начале, мы бы не преуспели. Учитывая все вещи, вам почти нужно ждать, пока люди попросят о следующем продвижении в путешествии — когда они улучшатся до такой степени, что застрянут и им нужно перейти на следующий уровень ». Это важные идеи для интерьера.

Как только вы будете готовы приступить к своим хосин-усилиям, следующий вопрос, который вы зададите себе: «Как?». Должен ли я фокусироваться на проблемах на уровне процессов или на уровне организации?

В своей статье Вибе Нидждам пытается ответить на этот последний вопрос. «Простой ответ заключается в том, что вы должны начинать с тех проблем, которые хотите решить, при условии наличия системы ежедневной отчетности «.

Куда бы вы ни принесли свой хосин, первое, что вы заметите, это заметное увеличение видимости проблем и возможностей для улучшения.

Примеры Вибе очень ясны:

1. Начните с организационного уровня, и вы четко увидите, что вам нужно улучшить в общем потоке создания ценности. Что, в свою очередь, покажет, какой вклад вы должны ожидать от различных отделов.
2. Начните с уровня процесса, и вы узнаете, как отдельные ячейки могут способствовать успеху этого процесса.

«Работа должна быть переведена в индивидуальный вклад от каждого уровня в организации. Или, на уровне процесса, от каждой ячейки в производственной области. Таким образом, пробелы вскоре станут легче обнаруживаться, а вместе с ними и возможности для улучшения ». — пишет Вибе.

Заключение.

Хотелось бы завершить статью выдержкой из статьи Марка Райха. В ней он дает нам очень мощную метафору для объяснения Хосина.

«Тело, в котором мышцы атрофированы, слабо, не адаптивно и не конкурентоспособно. Однако мышцам нужно что-то, с чем можно соединиться, что-то, что связывает их друг с другом. Отдельные мышцы должны быть выровнены по скелету, который обеспечивает общую цель. Таким образом, непрерывное улучшение и хосин дополняют друг друга, если практиковаться правильно. Постоянное улучшение укрепляет организм. Так и Хосин объединяет все цели организации воедино.

Х-матрица Хосин Канри: что, как, почему, преимущества и многое другое

В мире постоянных изменений и удаленной работы организационная согласованность, сосредоточенность и ответственность за достижение целей являются ключом к успеху. В этом блоге мы рассмотрим превосходный инструмент, который поможет вам достичь согласованности и концентрации: x-матрицу Хосин Канри.

Авторы: Кэролин Гибсон, старший советник по стратегии, и Джеймс Милсом

 

цели.

Х-матрица — это мощное средство визуализации Хосин Канри для управления подробным стратегическим планированием. Он похож на другие инструменты стратегического планирования, такие как Balanced Scorecard, OKR и OGSM.

Однако у x-matrix есть несколько ключевых отличий, которые делают его на голову выше остальных с точки зрения построения согласованности, подотчетности и направленности. Если вам интересно, почему, читайте дальше или переходите к нужному разделу:

 

• Что такое x-матрица?
• Как выглядит x-матрица?
• Как построить x-матрицу?
• Преимущества x-matrix
• Вызовы x-матрицы
• Пример x-матрицы
• Эволюция x-матрицы
• Программное обеспечение X-matrix и шаблоны Excel

 

Что такое x-матрица?

Х-матрица — это инструмент, используемый в программе «бережливое производство + шесть сигм» для стратегического планирования, улучшения процессов и решения проблем. Это матрица, которая помогает организовывать и анализировать данные, относящиеся к процессу или проекту, с целью выявления возможностей для улучшения и сокращения потерь.

X-матрица состоит из сетки со строками и столбцами. Строки представляют шаги, которые ведут вас от вашего истинного севера (вашего видения) к вашему прорыву, а затем годовые цели и сопутствующие проекты, основанные на улучшении вашей производительности и процессов для достижения этих целей.

Ячейки матрицы содержат данные или информацию, относящуюся к вышеперечисленному, например, владельцев ресурсов, результаты и показатели эффективности для каждого шага.

Х-матрица используется для понимания взаимосвязей между различными этапами процесса и переменными, а также для выявления основных причин проблем или неэффективности. Он также может разрабатывать и отслеживать действия по улучшению и контролировать производительность с течением времени.

В целом, x-матрица является ценным инструментом для улучшения процесса, поскольку она обеспечивает визуальное представление процесса и помогает определить области улучшения и расставить приоритеты.

 

Как выглядит x-матрица?

Как показано ниже, типичная x-матрица (иногда известная как матрица Хошина) традиционно хранится в файле Excel или распечатывается на листе бумаги формата A3.

Пример электронной таблицы x-matrix

 

Это может показаться сложным для тех, кто никогда раньше не видел x-матрицу.

Однако в его основе лежит простая, но мощная структура — риторическое колесо.

Он разворачивается вокруг точки в центре площади, где отображается видение компании.

Затем он движется на юг и по часовой стрелке: от вашего видения к вашим трехлетним целям, к вашим однолетним задачам, к вашим приоритетам или целям на следующий квартал.

В нем есть контейнеры для всех элементов, необходимых для планирования вашей стратегии, в том числе, на восточной стене, как будут измеряться приоритеты и кто будет нести ответственность за их достижение.

 

Как построить x-матрицу?

Обычно матрицу определяет руководитель организации (например, операционная группа). При построении вашей x-матрицы в шаблоне вы должны определить наиболее важные компоненты, выполнив следующие действия.

1) Установите стратегическое видение и цели в южном квадранте

Начните в позитивном направлении. В Hoshin Kanri у вас будет возрастной диапазон от трех до пяти лет с прорывными целями, которых вы хотите достичь.

Перечислите их в южном (нижнем) квадранте матрицы.

Это «что» часть плана. Прорывов должно быть не больше двух-трех. Как и любые цели, они должны следовать методологии SMART и могут быть назначены стратегическим темам или портфелям, таким как ESG, доход, операционное совершенство и т. д.

Например, предположим, что x-матрица используется для анализа и улучшения производственной сайт. В этом случае цели в южном квадранте могут включать сокращение дефектов, повышение эффективности и сокращение потерь.

Если x-матрица используется для анализа и улучшения отдела обслуживания клиентов, цели в южном квадранте могут включать повышение удовлетворенности клиентов, сокращение времени отклика и увеличение удержания.

 

2) Установите свои годовые цели в западном квадранте

Затем ваша команда проведет мозговой штурм и обсудит, какие годовые цели определят успех или неудачу каждого прорыва, создав только три за каждый прорыв на западной стене.

С помощью этого процесса стратегического планирования вы будете генерировать промежуточные цели на каждый год (обычно 50% ценности приходится на первый год прорыва). Они должны быть достижимы в установленные сроки и быть привязаны к стратегической теме или входить в состав стратегического портфеля, ориентируясь на истинный север организации.

Например, если x-матрица используется для разработки стратегического плана для производственной организации, ежегодные цели могут включать повышение эффективности на 5 %, сокращение количества дефектов на 10 % и увеличение производительности на 15 %. Эти цели будут связаны с прорывной целью стать самым эффективным и высококачественным производителем в отрасли.

 

3) Разработайте портфель проектов в северном квадранте

Перейдя в северный квадрант, вы создадите подробный список проектов (или улучшений), которые необходимо выполнить. Они должны быть приоритетными в зависимости от их способности помочь вам достичь ваших целей. Это «как» часть плана.

Классическое управление портфелем и расстановка приоритетов необходимы для создания и ведения этого списка.

Функциональные руководители и другие ключевые члены команды часто собираются вместе для мозгового штурма и определения ключевых приоритетов на следующие 100 дней для достижения годовых целей, а также для согласования того, как будет измеряться успех и кто будет нести ответственность.

В нашем примере производителя, перед которым стоит годовая цель сократить количество дефектов на 10 %, существует ряд проектов, которые можно реализовать:

a) Улучшение процесса контроля качества
Этот проект может включать выявление и устранение узких мест или неэффективности процесс контроля качества, например, путем внедрения новой технологии или пересмотра стандартных операционных процедур.

b) Обучение и обучение
Этот проект может включать обучение и обучение сотрудников передовым методам контроля качества с целью повышения их навыков и знаний в этой области.

c) Техническое обслуживание и модернизация оборудования
Этот проект может включать улучшение технического обслуживания и ремонта производственного оборудования, чтобы уменьшить вероятность возникновения дефектов, вызванных отказом оборудования.

d) Поиск материалов и компонентов
Этот проект может включать в себя поиск и поиск более качественных материалов и компонентов, чтобы уменьшить дефекты, вызванные некачественными входными данными.

e) Отзывы и жалобы клиентов
Этот проект может включать сбор и анализ отзывов и жалоб клиентов с целью выявления общих источников дефектов и осуществления корректирующих действий.

f) Анализ первопричин
Этот проект может включать проведение анализа первопричин для выявления основных причин дефектов и выполнения корректирующих действий для предотвращения их возникновения в будущем.

g) Улучшение качества поставщиков
Этот проект может включать работу с поставщиками по улучшению качества материалов и компонентов, используемых в производственном процессе, с целью уменьшения дефектов, вызванных этими входными данными.

 

Все они будут ранжированы по ряду факторов, таких как стоимость, затраченные усилия и потребность в ресурсах в других сферах бизнеса. После завершения измерения и ответственные владельцы присоединяются на последнем шаге.

 

4) Показатели, владельцы и взаимозависимости на востоке — при броске мяча

В каждом углу — на юго-западе, северо-западе и северо-востоке точки на пересечениях показывают причинно-следственные связи и отношения между стратегическими элементами . Они могут иметь цветовую кодировку для улучшения визуального управления.

Творческий процесс коллективный, как команда, добавляющая и вычитающая различные элементы в рамках ограничений схемы.

Хосин полагается на этот процесс, называемый кетболом, чтобы полностью изучить потенциальные цели, подробно описать, что каждая из них означает в мерах и действиях, а затем принять трудное решение, чтобы выбрать или изменить только те, которые с наибольшей вероятностью будут способствовать развитию видения.

Добавление, детализация, изменение и удаление элементов раскрывают стратегию на протяжении всего процесса планирования.

 

Как думать о x-матрице

Заполнение x-матрицы требует латерального и вертикального мышления, творческого мозгового штурма и логического вывода. Однако, следуя этим шагам, вы можете создать реальную структуру для построения плана.

И, в зависимости от вашей зрелости, вы можете соединить корпоративные, функциональные и многоуровневые планы для создания общеорганизационной структуры и прозрачности.

 

 

 

Преимущества использования x-матрицы для стратегического планирования

X-матрица обладает некоторыми мощными функциями, которых нет у других инструментов стратегического планирования и развертывания, таких как A3s и карты потока создания ценности:

• Это заставляет вашу организацию сосредоточиться на небольшом количестве целей: выбор того, что делать , а не , имеет решающее значение, это означает, что приоритеты установлены, а ресурсы будут максимально использованы
• Использование универсального подхода создает как организационное согласование, так и индивидуальную ответственность за этот выбор
• Он показывает четкую связь от видения до целей следующего квартала («приоритеты улучшения») и, опять же, означает, что любые несоответствия могут быть легко выявлены, а цели или проекты подвергнуты сомнению на основе того, действительно ли они поддерживают стратегию
• Требуя четкого измерения успеха, он заставляет людей описывать и ставить SMART-цели.

В результате вы должны убедиться, что ваш путь к вашему видению поддерживается сосредоточенным деятельность в этом квартале и все деятельность поддерживает ваше видение.

Любая другая деятельность (например, эти любимые проекты) должна быть отложена или уничтожена.

 

Три вещи, в которых x-матрица вам не поможет

X-матрица — это инструмент планирования, но снова и снова я вижу, как он используется для других целей, для которых он менее подходит. Пожалуйста, имейте в виду, что:

1. Х-матрица НЕ является средством коммуникации

Средний человек в организации не хочет постоянно оглядываться по х-матрице, чтобы найти свою цель или деятельность для четверть.

2. Х-матрица НЕ является инструментом управления эффективностью 

Хорошее управление эффективностью требует отслеживания прогресса во времени, а в х-матрице для этого нет места.

У Хосин Канри есть и другие инструменты для реализации стратегии, о которых я расскажу в следующих блогах.

3. Х-матрица НЕ подходит для отслеживания деятельности по постоянному совершенствованию в обычном режиме

Она предназначена для управления крупными стратегическими инициативами.

Вполне разумно, что в каждой области бизнеса есть жизненно важные улучшения, которые она хочет внести, нормативные требования, которые необходимо выполнить, и другая повседневная работа, которую необходимо выполнить.

Все они важны для повседневного ведения бизнеса, но они не должны появляться в x-матрице; они могут отображаться на диаграмме/мишенях для боулинга для улучшения приборной панели.

 

Общие проблемы с традиционным планированием матрицы Хосин

Этот процесс предназначен для обеспечения того, чтобы нужные люди привлекались в нужное время для принятия правильных решений. Это ресурсоемкий дизайн, создающий приверженность и согласованность.

При выполнении шаблона матрицы развертывания политики с использованием традиционных инструментов, таких как Excel или бумага формата A3, вы обычно сталкиваетесь с такими проблемами, как:

i-nexus предлагает загрузку шаблонов Excel Hoshin kanri. Обязательно загрузите наш шаблон x-matrix и практическое руководство, чтобы избежать дополнительных проблем.

 

 

 

Пример x-матрицы

Хотя каждая x-матрица отличается, даже в пределах отрасли, нам всем нужно с чего-то начинать. Вот пример создания x-матрицы для организации, занимающейся науками о жизни:

 

1. Прорывные цели

• Прорыв 1 (BT1): увеличение выручки на 70 % к концу 2026 г.
• Прорыв 2 (BT2): запуск 3 новых продуктов в течение следующих 24 месяцев
• Прорыв 3 (BT3): Расширение международных операций до 5 новых стран в течение следующих 36 месяцев

 

2. Цели на год

 

3. Ключевые инициативы/проекты

• Запуск маркетинговой кампании по продвижению новых продуктов
• Расширение каналов сбыта на целевых рынках
• Развитие партнерских отношений с ключевыми клиентами
• Инвестируйте в исследования и разработки для стимулирования инноваций и разработки новых продуктов
• Расширение отдела продаж и улучшение обучения продажам
• Оптимизация процесса утверждения регулирующими органами

 

4. Показатели

• Продажи нового бизнеса
• Удержание клиентов
• Рост числа клиентов
• Проникновение на рынок
• Своевременная доставка
• ведет
• Уровень одобрения регулирующими органами

5. Владельцы

• Главный операционный директор
• CRO
• ОГО
• Директор по доходам
• Менеджер по маркетингу
• Менеджер по продажам
• Начальник участка
• Директор по исследованиям

 

Следует помнить:

Зависимости:

• Маркетинговая кампания требует разработки маркетинговых материалов и утверждения бюджета
• Экспансия в новые страны требует переговоров с местными партнерами и соблюдения местных правил
• Развитие партнерства требует выявления и работы с потенциальными партнерами
• Инвестиции в НИОКР требуют утверждения бюджета и определения подходящих проектов
• Расширение отдела продаж требует ресурсов для найма и обучения
• Оптимизация процесса утверждения регулирующими органами требует сотрудничества с группой по вопросам регулирования и выявления узких мест в текущем процессе

 

Предположения:

• Рыночный спрос на новые продукты достаточен для достижения цели по выручке
• Организация имеет ресурсы и возможности для успешного запуска и продажи новых продуктов
• Организация обладает необходимым опытом и ресурсами для организации операций в новых странах
• Процесс утверждения регулирующими органами будет проходить в соответствии с планом, без каких-либо непредвиденных задержек или препятствий

 

Обратите внимание, что это всего лишь один пример x-матрицы, и конкретные включенные элементы могут различаться в зависимости от потребностей и целей организации. Х-матрица является полезным инструментом для планирования и отслеживания прогресса в достижении стратегических целей и может быть настроена в соответствии с конкретными потребностями организации.

 

Адаптация формата x-matrix

Подобно тому, как организации переименовывают Hoshin Kanri/развертывание политик в соответствии со своей внутренней терминологией, они также склонны адаптировать x-matrix к своему бизнесу и операционным системам.

Я видел, что организации могут называть их стремлением, стратегией и тактикой вместо прорывных целей, годовых задач и приоритетов улучшения.

Я также видел, как организации пытаются использовать юго-восточный угол, чтобы привязать свои квартальные показатели к своим прорывам.

Несмотря на множество вариаций, основная цель остается неизменной: согласованность, подотчетность и сосредоточенность.

 

Шаблоны X-matrix Excel и программное обеспечение

Из-за своего формата x-матрица может быть неудобной для управления и отображения в Excel, хотя это можно сделать.

Чтобы получить подробное руководство по созданию x-матрицы, диаграммы для боулинга и плана действий в Excel, а также соответствующий шаблон матрицы развертывания политик, обязательно загрузите наш пакет ниже:

 

Программное обеспечение для развертывания политики было разработано как часть программного обеспечения для стратегии, чтобы упростить управление им.

Пример x-матрицы в стратегическом программном обеспечении i-nexus можно увидеть ниже:

Помимо улучшений форматирования, это означает, что гораздо больше информации может храниться в отношении целей (например, подробное описание) и показателей (например, метод и частота сбора, источники данных и т. д.).

Такие решения также обычно связывают x-матрицу с такими инструментами, как диаграмма для боулинга.

Программное обеспечение, которое позволяет оцифровывать и вращать x-матрицу вокруг ее центральной точки, имеет несколько преимуществ:

1. Цели распределяются более эффективно и поддерживают процесс захвата мяча для полного вовлечения

2. Это позволяет вам назначать подотчетных владельцев и измерения для любой задачи или цели, а не только для квартальных приоритетов, обеспечивая дополнительную строгость и участие

3. Для более крупных организаций это дает возможность разложить квартальные приоритеты на части уровне организации вплоть до уровня подразделения или даже команды, сохраняя при этом согласованность от цеха до видения

4. Программное обеспечение для развертывания Hoshin / политики через i-nexus позволяет подключать несколько x-матриц, чтобы гарантировать, что строгость и метод присутствуют на всех уровнях вашей организации

 

 

 

Получите максимальную отдачу от своей x-матрицы

X-матрица является важным оружием в арсенале специалиста по стратегическому планированию, и при разумном использовании она очень эффективна. Однако в контексте Хосин Канри это всего лишь одно из нескольких превосходных наглядных пособий.

Нажмите здесь, чтобы получить дополнительную информацию о Хосин Канри, и следите за обновлениями в следующем блоге о том, как планы действий Хосин Канри являются важным мостом от стратегии к реализации.

А для тех, кто создал свою x-матрицу и план действий, загрузите копию нашего шаблона диаграммы для боулинга Excel, чтобы реализовать и отслеживать свою стратегию.

Чтобы узнать больше, продолжите развертывание политик с помощью следующих рекомендаций:

• Полный пакет шаблонов Excel для Hoshin Kanri : загрузите нашу x-матрицу, диаграмму для боулинга, план действий и анализ основных причин, шаблон Excel и пакет руководств в формате PDF.
• Хосин Канри — OGSM — OKR: Ящик с яблоками и апельсинами? : Раскройте сходство между Hoshin Kanri, OGSM и OKR в нашей электронной книге сравнения.
• Оцифруйте вашу x-matrix : Мы все знаем о недостатках таблиц Excel x-matrix, но как вы можете прорваться и добиться действительно качественного изменения в планировании и исполнении Хосин? Войдите в i-nexus x-matrix и этот 30-минутный веб-семинар.

 

Об авторах

Кэролин Гибсон — старший консультант по стратегии и сертифицированный фасилитатор Hoshin Kanri, работающий с компаниями из списка Fortune 500 над созданием возможностей для реализации стратегии.

Ее карьера охватывает дисциплины, отрасли и места на протяжении более двадцати лет, и золотая нить проходит через навязчивое внимание к механическим деталям того, как организации достигают своих целей.

 

Джеймс Милсом — руководитель отдела маркетинга в i-nexus. В качестве руководителя отдела маркетинга его цель состоит в том, чтобы повысить осведомленность и понимание проблем, с которыми сталкиваются предприятия при достижении стратегических целей и трансформации в условиях меняющихся рынков и препятствий, с которыми сталкиваются лидеры при использовании традиционных инструментов и методов.

Если вы хотите больше поговорить о стратегии, свяжитесь с Джеймсом по адресу [email protected] или свяжитесь с ним в LinkedIn , чтобы получить последние идеи.

Что такое Матрица Хосин Канри X?

Метод Хосин Канри является одним из самых мощных инструментов в арсенале бережливого производства для эффективного стратегического управления.

При правильной реализации он устраняет разрыв между стратегией и исполнением, создавая согласованность и направленность.

Самый популярный способ реализации Хосин Канри — применение X-матрицы. В следующих параграфах вы узнаете, что такое матрица Хосин Канри X, как ее читать и как извлечь из нее максимальную пользу.

Что такое Матрица Хосин Канри X?

Шаблон матрицы Hoshin Kanri X представляет собой одностраничный документ, который включает цели, стратегии, стратегические проекты (инициативы) и владельцев.

В бережливом управлении целью применения матрицы X является согласование долгосрочных потребностей со стратегическими инициативами, определение наиболее важных действий на этом пути и составление списка показателей, которые необходимо улучшить.

Типичная X-матрица обычно выглядит так:

Предоставлено Lean Methods Group

Название происходит от X, который делит матрицу на 4 ключевых квадранта:

• Долгосрочные цели (юг)
• Годовые цели (запад)
• Приоритеты высшего уровня (север)
• Показатели для улучшения (восток)

По углам матрицы визуализируются зависимости между действиями в каждом разделе.

В крайнем правом углу диаграммы помещены имена людей, ответственных за выполнение плана внутри.

Как применить шаблон X Matrix?

Как правило, руководитель вашей организации отвечает за настройку матрицы (если она применяется в широком масштабе) или любой менеджер, внедряющий ее на командном уровне.

При заполнении шаблона X-матрицы необходимо перечислить наиболее важные части диаграммы, ближайшие к центру.

Шаг 1: Установите стратегическое видение и цели

Вы должны начать с долгосрочных целей вашей команды. В Хосин Канри они обычно находятся в кадре от 3 до 5 лет.

Перечислите их в нижнем квадранте шаблона матрицы X и имейте в виду, что каждая инициатива будет включать множество более мелких задач, которые вашей команде придется выполнить, прежде чем достичь цели.

Подумайте о возможностях своей команды, прежде чем броситься выполнять 10 долгосрочных задач.

Простой способ подсчитать общее количество задач, которые ваша команда должна будет выполнить, — разбить каждую инициативу на фактический план выполнения до наименьшей возможной задачи, прежде чем перечислять следующий долгосрочный план в матрице.

Шаг 2. Определите ключевые среднесрочные цели

После того, как все ваши долгосрочные цели установлены, подготовьте наиболее важные цели, которые вы хотите достичь в более короткие сроки (например, за 1 год), и поместите их слева квадрант матрицы Хошина.

Чтобы создать их, вам нужно сначала подумать, что вам нужно сделать, чтобы не сбиться с пути, а затем продолжить.

Шаг 3. Установите краткосрочные действия и показатели

Затем вам нужно заполнить верхний квадрант наиболее важными действиями, которые ваша команда должна выполнить для достижения краткосрочных целей. Как менеджер по бережливому производству, это ваш список дел на ближайшие месяцы.

Правый квадрант предназначен для показателей, которые помогут вам не сбиться с пути при достижении целей компании.

Учитывая, что у всех ваших Lean-команд есть свои отличительные ключевые показатели эффективности, вам нужно быть очень осторожным при включении ключевых показателей в X-матрицу Hoshin Kanri.

Шаг 4. Согласование ключевых показателей эффективности

Сейчас как раз самое подходящее время, чтобы применить кэтчбол Хосин Канри и поделиться своими планами с остальными заинтересованными сторонами.

Вместе вы можете согласовать наиболее важные показатели, которые вам необходимо улучшить, и перечислить их на диаграмме, не рискуя потерять моральный дух со стороны людей, чья работа не считается жизненно важной для успешного выполнения проекта.

Следуя этой мысли, прямо рядом с ключевыми показателями вам необходимо перечислить ключевые заинтересованные стороны, ответственные за руководство выполнением действий в верхнем квадранте матрицы.

Хотя бережливое производство поощряет совместное владение рабочим процессом, для большей ясности мы рекомендуем вам перечислить только людей, ответственных за успешное выполнение работы команды, или просто руководителей групп, менеджеров и владельцев процессов.

Шаг 5: Соединение точек – отметьте зависимости

Наконец, вы должны завершить картину, указав зависимости между каждым листингом в вашей матрице.

Мы рекомендуем начать с создания легенды о различных маркерах корреляции, которые будут соединять каждый квадрант со следующим.

Хотя у вас есть достаточно гибкости для их настройки, мы советуем вам не усложнять и добавлять не более 3 различных способов корреляции.

Например, можно указать первичный и вторичный способы корреляции. Чтобы отличить одно от другого, используйте для их визуализации разные фигуры (круги, треугольники, квадраты и т. д.).

Вы можете наносить всевозможные геометрические фигуры, но помните, что матрица должна оставаться прозрачной, и каждый человек должен понимать информацию внутри с одного взгляда.

Чтобы отметить зависимости между квадрантами в вашей матрице Хосин Канри X, вам необходимо поместить соответствующую фигуру в квадраты на пересечениях между каждым квадрантом в углах диаграммы.

Переход от стратегии к исполнению

Непрерывное совершенствование является жизненно важной частью бережливого управления, и вам также необходимо найти способ увеличить ценность Хосин Канри.

Матрица X — отличный способ подготовить действенный план для достижения целей вашей компании и легко отслеживать прогресс на макроуровне. Однако, если вы хотите разбить крупные инициативы на повседневные задачи и отслеживать их прогресс, эта матрица будет не так полезна.

После того, как вы прояснили стратегическое видение и зависимости, пришло время превратить стратегию в задачи и проекты. Вы можете легко сделать это, внедрив метод Portfolio Kanban, еще один мощный метод Lean, который дополняет Hoshin Kanri.

Канбан-портфолио позволяет разбивать большие проекты на более мелкие инициативы на нескольких уровнях и связывать их друг с другом, чтобы вы могли иметь абсолютную прозрачность того, что необходимо сделать и как продвигаются ваши дела.

Например, вы решили сосредоточиться на 2 стратегических инициативах в течение следующих 4 лет. Вы создаете Канбан-доску портфолио для каждого из них.

Затем вы определяете, что для каждой инициативы есть 3 целенаправленные стратегии, и разбиваете их на второй уровень из 3 досок портфолио для каждой инициативы.